Zurück Der WEG-Verwalter – das Rückgrat einer Wohnungseigentumsgemeinschaft

Es ist bereits spät am Abend. Der WEG-Verwalter ist auf dem Weg nach Hause – erschöpft nach einem Arbeitstag, an dessen Abschluss eine Eigentümerversammlung stattfand. Es war der jährliche Höhepunkt für die Eigentümer, den Verwalter und gleichzeitig der Abschluss eines Wirtschaftsjahres.

Der Verwalter/Property Manager betreut die Immobilie im Auftrag der Eigentümer oder einer Eigentümergemeinschaft. Sein „Korsett“ ist der Verwaltervertrag und die deutsche Gesetzgebung (u.a. WEG und BGB). Fachliche Kompetenz und eine kommunikative Begabung sind dabei von entscheidender Bedeutung. Es ist eine Mischung aus Empathie, Eloquenz, Sozial- und Fachkompetenz, die einen guten Immobilienverwalter ausmachen. Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist nur im Idealfall eine Gemeinschaft. Hier haben wir mit Menschen zu tun, die unterschiedlicher nicht sein können. Langjährige WEG-Verwalter bezeichnen gern auch die Fähigkeit zur Deeskalation als ihre Königsdisziplin.

Die WEG

Fast alle Hausverwaltungen am Markt verwalten Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG). Das Gemeinschaftseigentum umfasst das Grundstück sowie Teile, Anlagen und Einrichtungen eines Gebäudes, die von der WEG gemeinschaftlich genutzt werden und nicht im Sonder- oder Wohnungseigentum stehen. Bei der WEG-Verwaltung ist der Verwalter nach § 9b Wohnungseigentumsgesetz notwendiges Organ der WEG, der diese nach außen hin vertritt. Die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters sind in § 27 WEG definiert. Danach ist der Verwalter gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Nach § 27 Abs. 2 WEG können die Wohnungseigentümer die Rechte und Pflichten nach Absatz 1 durch Beschluss einschränken oder erweitern.

Vielfältige Aufgaben 

Der  WEG-Verwalter bewältigt umfassende kaufmännische Aufgaben, u.a.:

• Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
• Abrechnungen, inkl. Rechnungskontrolle und Belegprüfung
• Buchführung und Prüfung aller Geld ein- und -ausgänge
• Inkasso, Liquidationsplanung, Wirtschaftlichkeit, Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
• Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen
• Hausgeldabrechnung inkl. monatlicher Sollstellung und Mahnwesen bei Zahlungsverzug
• Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
• Veranlassung, bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen
• Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen
• Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten des WEG (Hausmeister, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeiräte), einschließlich Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführungen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, Meldung an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, etc.
• Mitwirken bei Wohnungsverkäufen

Auch rechtliche Aufgaben gehören zum Arbeitsalltag eines WEG-Verwalters, wie z.B.

• Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
• Beachten aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen (einschließlich AGBs, WEG, BGB, Landesbauverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung)
• Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
• Abschluss und Prüfung von Verträgen (Versicherungsverträge, Wartungsverträge)
• Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
• Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen,
• Vertretung bei/mit Anwälten und vor Gericht
• Rechtsdienstleistungen nach §5 Rechtsdienstleistungsgesetz
• Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG
• Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen

Eine organisatorische Begabung kommt dem WEG-Verwalter ebenfalls zugute, z.B. bei:

• Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen
• Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung, Protokoll
• Erstellung von Sitzungsprotokollen und Beschlussniederschriften
• Führung von Beschlusssammlungen
• Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung
• Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
• Beschwerdemanagement
• Maßnahmenentwicklung zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen
• Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen

Die Rolle des WEG-Verwalters ist damit sehr komplex, seine Aufgaben sind vielfältig und anspruchsvoll. Die meisten Konflikte und Rechtsschwierigkeiten in der Bewirtschaftung von Wohneigentum sind Ergebnisse mangelnder Kommunikation der Beteiligten. Dies führt häufig dazu, dass Verwalterverträge nicht verlängert oder sogar gekündigt werden. Die fortschreitende Digitalisierung und der gekonnte Umgang mit den entsprechenden Instrumentarien der Kommunikation helfen dem WEG-Verwalter, auftretende Konflikte besser zu lösen oder gar zu vermeiden. Regelmäßige fachliche Weiterbildungen, die Nutzung der digitalen Möglichkeiten sowie der Mut zu Veränderungen für die immer komplexer werdenden Herausforderungen an das Property Management helfen WEG-Verwaltern am Markt zu bestehen. Darüber hinaus schaffen die heutigen digitalen Tools mehr und mehr Transparenz und reduzieren deutlich den administrativen Aufwand.

Bedeutung des WEG-Verwalters

Der WEG-Verwalter ist die Schnittstelle zwischen den Eigentümern. Er ist Ansprechpartner und Vermittler. Er sorgt für die Einhaltung des rechtlichen Rahmens und das ordnungsgemäße Funktionieren der Gemeinschaft. Die WEG-Verwaltung ist zentraler Bestandteil einer sachgerechten, langfristig ausgerichteten und kosteneffizienten Verwaltung des Gemeinschaftseigentums mit dem Ergebnis des Werterhaltes bzw. der Wertsteigerung der Immobilienanlage. Die richtigen Maßnahmen können wirksam zum Umweltschutz (z.B. Mülltrennung, Energieeffizienz) beitragen und für die Zufriedenheit der Mieter sorgen. Die Eigentümer werden nachhaltig entlastet und die Wirtschaftlichkeit der Objekte positiv forciert.

Sie suchen eine Verwaltung für Ihre Immobilie? Sprechen Sie uns gern an:

• E-Mail: verwaltung@mww-gruppe.de
• Telefon: 0341 33385 100